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Qualitätsmanagement
 Bedingt durch die Globalisierung und die fortschreitende Veränderungen von Arbeitsplatzmodellen hat der Begriff „Dokumentation“ eine zunehmende Bedeutung bekommen.War in den Anfängen von DIN ISO 9000 (oder ähnlichen Regelwerken) das Hauptaugenmerk der zertifizierten Betriebe auf die Erfüllung der Normforderungen zum Erhalt des Zertifikats im Vordergrund, so gewinnt jetzt der firmenspezifische Nutzen zunehmend an Bedeutung. Zum einen ist im Zusammenhang mit Begriffen wie Reklamationsbearbeitung, Produkthaftung, Spezifikationen, Prozesskontrolle etc. eine lückenlose Dokumentation unbedingt erforderlich. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist aber auch die Tatsache, dass die im Betrieb erforderliche Dokumentation und spezifische Dokumente an verschiedenen Standorten jederzeit und aktuell zur Verfügung stehen müssen. Um diese Anforderungen zeitnah und langfristig kostengünstig umzusetzen ist ab einer bestimmten Betriebsgröße/ Mitarbeiterzahl, und unter Berücksichtigung der räumlichen Strukturen eine softwaregestützte Lösung unerlässlich. Daten und Dokumente können so, dem jeweiligen Prozess zugeordnet, jederzeit von jeder PC- Station aufgerufen werden. Die Pflege der Daten/Dokumente kann zentral erfolgen, das Prüf- und Genehmigungsverfahren erfolgt auf elektronischem Wege. Dokumenten- oder prozessspezifische Zugriffsrechte bieten größtmögliche Sicherheit vor Zugriff durch Unbefugte. Das Angebot von Softwarelösungen auf dem Markt ist vielfältig, aber nicht jedes Programm geeignet für ihren Betrieb. Es gibt viele branchenspezifische Lösungen, aber auch flexible Programme, die individuell angepasst werden können. Bei der Planung eines Projekts „Papierlose Dokumentation“ sollte sie eingehend ihre betrieblichen Voraussetzungen sowie verschiedene Lösungsvorschläge prüfen. Einige wichtige Punkte finden sie in der Checkliste Projekt „Papierlose Dokumentation“ Dieser Beitrag wurde bereit gestellt von: Andrea Kaltenbach, Expertin für Qualitätsmanagemant |
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Papierlose Dokumentation
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